استراتژی‌هایی برای مدیریت بهتر یک تیم

مدیریت بهتر یک تیم
زمان مطالعه این متن: ۶ دقیقه

مدیریت تیم‌ها گاها می‌تواند ترسناک باشد. فراموش نکنید که هیچ‌کدام از ما رهبر به دنیا نیامده‌ایم و طبیعی‌ست که مدیریت گروهی از افراد کمی دلهره‌آور باشد.

یک بررسی جدید نشان می‌دهد که ۶۹ درصد از مدیران حتی از برقراری ارتباط مستقیم با کارمندان خود احساس نارضایتی می‌کنند که نتیجه آن سخت‌‌تر کردن کار آن‌ها در مدیریت تیم‌ها خواهد بود.

یکی از مهمترین روش‌های مدیریت پروژه، مدیریت کارآمد افراد تیم است. بدون آن، دست‌یابی به اهداف پروژه شما تقریبا کاری غیرممکن خواهد بود. از سویی، اگر به این هنر تسلط داشته باشید می‌توانید پروژه‌های خود را در قالب بودجه‌های از پیش تعیین شده هدایت کرده، به اهداف خود رسیده و پس از آن کارمندانی شادتر و با انگیزه‌تر داشته باشید. اما پیش از شروع می‌بایست درک درستی داشته باشید که هنر مدیریت افراد دقیقا به چه معناست.

مدیریت تیم چیست؟

مدیریت تیم، در واقع فرایند هدایت گروهی از افراد درون سازمان برای انجام یک پروژه، یک کار و یا به حداکثر رساندن کارایی افراد است. رهبران تیم‌ها محدوده پروژه را به درستی تعریف می‌کنند. یک بیانیه چشم‌آنداز را نوشته، نقش‌ها و مسوولیت‌ها را به تیم واگذار کرده، اهداف پروژه را تعیین می‌کنند و افلام تحویل دادنی و زمان‌های تحویل آن اقلام را نیز با همکاری اعضای مشخص می‌کنند.

مدیران موفق، در طول زمان‌بندی پروژه، پیشرفت تیم در رسیدن به اهداف را ارزیابی کرده و در صورت لزوم با اعلام این ارزیابی‌ها به تیم، آن‌ها را در یک صفحه نگاه می‌دارند.

اعضای تیم شما می‌توانند برای سازمان‌تان حیاتی باشند. بدون آن‌ها، هیچ سازمانی نمی‌تواند به اهداف خود برسد و به همین دلیل است که سازمان‌های متعالی از اعضای تیم‌های خود پشتیبانی می‌کنند و آن‌ها را به سمت رسیدن به اهداف مشترک‌شان هدایت می‌کنند.

می‌توانید با این روش‌ها، مدیریت تیم‌های خود را به شکل مناسب‌تری به انجام رسانده و از میزان پیچیدگی این کار کاسته و بر ترس خود نیز غلبه کنید.

ارتباط موثر با اعضای تیم

ارتباطات قلب مدیریت خوب تیم‌هاست و ارتباط بد بدون استثنا می‌تواند یک تیم خوب را از بین ببرد. برای اینکه تیم شما بتواند به طور موثر کار خود را به انجام برساند همه باید نقش خود را بدانند. چه کسی به آن‌ها گزارش می‌دهد، به چه کسانی باید گزارش بدهد و چگونه باید یکدیگر را به‌روز کنند. آن‌ها باید بدانند که چه موقع می‌توانند به فعالیت‌های دیگری گرایش پیدا کنند و یا چگونه باید از اهداف کلان سازمان اطلاع پیدا کنند.

اگر نتوانید ارتباطات مناسبی را با اعضای تیم خود ایجاد کنید، تیم شما به سمت کارهای غیرضروری گرایش پیدا کرده و به سرعت از اهداف خود فاصله می‌گیرند.

یکی از دوستان خوب من، همواره معتقد است که برای ایجاد یک ارتباط خوب با افراد می‌بایست ابتدا قلب آن‌ها را به دست آورده و با جلب اعتماد آن‌ها گام‌های بعدی برای برقراری یک ارتباط مناسب را با آن‌ها فراهم کرد.

برای برقراری یک ارتباط تاثیرگذار این نکات را درنظر بگیرید؛

مدیران تیم‌ها باید به تمام اعضای تیم بگویند که چه کاری را با چه کیفیتی باید به انجام رسانند و اطمینان داشته باشند که تمامی اعضای تیم با یکدیگر ارتباط مناسبی برقرار کرده‌اند.

فرصت یک گفت‌وگوی آزاد و صادقانه

برای ایجاد یک ارتباط مناسب در تیم، باید از بازخورد صادقانه و سازنده استقبال کرده و کانال‌هایی را برای آن ایجاد کنید. جلسات منظم یک به یک و شفافیت و صداقت می‌تواند با گردش کافی اطلاعات اطمینان شما از عملکرد صحیح تیم را تقویت و تضمین کند.

ابزارهای ارتباطی مناسب

از ابزارهای ارتباطی مناسب استفاده کنید. ابزارهایی که اکنون در دسترس قرار دارد نسبت به چندین سال قبل به مراتب بیشتر و بهترند. یک فضای آنلاین در یکی از پیام‌رسان‌ها و ابزارهای ارتباطی انتخاب کنید تا بتوانید در مواقع نیاز به تمام گروه ارتباط برقرار کرده و با یک برنامه منظم از جلسات رو در رو و چهره به چهره هم بهره‌مند شوید.

اهمیت به شفافیت و اعتماد

تسلط به این هنر کمی دشوارتر از باقی استراتژی‌هاست چرا که فاکتورهای زیادی در ایجاد اعتمادسازی و شفاف‌سازی وجود دارند. وقتی می‌گوییم اعتماد، حرف ما اعتماد افراد و اعضای تیم‌ها با یکدیگر است نه اعتقاد شما به اعتماد .

بدون اعتماد در میان اعضای تیم، نوآوری وجود نخواهد داشت و هیچ‌کس تلاش نمی‌کند تا خارج از جعبه‌ها و چارچوب‌های فکری فعلی خود بیاندیشند.

نکاتی که می‌بایست برای افزایش اعتماد و شفافیت در میان اعضای تیم به کار بگیرید عبارتند از؛

تشویق به احترام

اعتماد پایه و اساس احترام است. اگر اعضای تیم احساس کنند که به مشارکت‌شان احترام گذاشته نمی‌شود به بی‌اعتمادی گرایش پیدا می‌کنند. یک راه خوب برای احترام به این افراد این است که به هر شخص فرصت دهید تا هم‌تیمی‌های خود را به‌روز کرده و نظرات خود را بدون خودسانسوری بیان کند.

کار در کنار یکدیگر

هنگامی کهه بر روی یک پروژه مشترک کار می‌کنید شرایطی را فراهم کنید که تمامی اعضای تیم در یک فضای مشترک کار کنند. این کار به شما و اعضای تیم کمک می‌کند تا همکاری و ارتباط افراد با یکدیگر تقویت شود.

استفاده از مهارت‌های فردی

از مهارت‌های فردی افراد استفاده کنید. این یکی از مهمترین مراحل مدیریت پروژه‌ها به ویژه در هنگام شروع پروژه است. به جای اینکه فقط تعداد زیادی از کارمندان را به یک پروژه مشغول کنید، برای هر یک از آن‌ها صریحا و براساس مهارت‌های‌شان نقش‌هایی را معین کنید تا یک تیم چند وجهی و کاربردی را ایجاد کنید.

چنانچه برای هر شخص نقش خاصی را درنظر بگیرید، شانس خود را برای بهتر کردن فعالیت‌های تیم‌تان افزایش داده‌اید و می‌توان امیدوار بود که در بازه زمانی کمتری بازدهی و نتایج بهتری را دریافت کنید.

برای رسیدن به این مهم می‌توانید از این نکات هم بهره بگیرید؛

مهارت‌های افراد را مشخص کنید

مهم است که مهارت‌های افراد را مشخص کنید چون شما هر فرد را به خاطر یک یا چند ویژگی مهم و برجسته‌اش انتخاب کرده‌اید و شما می‌بایست تلاش کنید تا نقشی را به آنها اختصاص دهید که هم از توانایی آن‌ها به منظور پیش‌برد اهداف تیم کمک گرفته و هم زمینه پیشرفت بیشتر آن‌ها را فراهم کنید. آن‌ها در عین حال باید بدانند که انتظارات شما از آن‌ها برای تیم‌شان چگونه محقق می‌شود.

آن‌ها را مجبور نکنید

اگر نقش ناخوشایندی دارید یا نقشی که ممکن است کارمندان معمولی‌تر هم از عهده انجام آن بربیایند، هرگز افراد تیم را مجبور به انجام آن نکنید. اگر فرد مناسبی برای آن نقش خاص ندارد، بهتر است آن کار را بین اعضای تیم خود تقسیم کنید.

مثال‌زدنی رهبری کنید

رهبری همراه با الهام بخش بودن به تیم کاری‌تان این اطمینان را می‌دهد که اهمیت پروژه از دیدگاه شما به چه میزان است و شما چقدر برای انجام این کار به اعضای تیم خود نیاز دارید. بسیاری از افراد می‌خواهند یا می‌توانند که رهبری کنند اما تعداد کمی از آن‌ها به رهبران الهام‌بخش یا مثال‌زدنی تبدیل می‌شوند. برای افزایش مهارت خود برای تبدیل شدن به یک رهبر مثال‌زدنی می‌توانید از این نکات استفاده کنید؛

کارهای مهم (و فقط کارهای مهم) را انجام دهید

تمام کارهای غیر مهم یا به قول کال نیوپورت در کتاب کار عمیق، کارهای کم‌عمق را به دیگران واگذارید.

چندی پیش خلاصه‌ای از کتاب کار عمیق، کال نیوپورت را ترجمه و در وب سایت منتشر کرده بودم که می‌توانید آن‌را از اینجا به رایگان دانلود کنید.

مسوولیت نتایج را برعهده بگیرید

مهم نیست که چه کسی خراب کرده است، اگر مشکلی پیش آمده است باید مسوولیت آن در اختیار شما باشد و به جای سرزنش یک نفر روش‌های رفع مشکل را پیدا کنید. شاید شما نتوانسته‌اید به طور مناسب ارتباط برقرار کنید و یا شاید حتی شما نیازمند آموزش‌هایی در کار خود باشید. در هر حال شما به عنوان یک رهبر باید مسوولیت تمام اتفاقات را برعهده بگیرید.

شنونده باشید

برقراری ارتباط عالی، فقط نیمی از موفقیت است. گوش دادن درست، می‌تواند نیمه دیگر را تکمیل کند چرا که اجازه می‌دهید تا خود را در معرض دیدگاه‌های مختلف قرار داده و از چشم دیگران به موضوعات نگاه کنید. تمام نقاط ضعف خود را جبران کنید و قدرت خود برای حل مسایل را چندین برابر افزایش دهید.

گوش دادن موثر سخت است. اکثر ما فکر می‌کنیم که این کار را به خوبی انجام می‌دهیم اما واقعیت این است که بیشتر از آنچه گوش کنیم، بر روی پاسخ خود متمرکز می‌شویم. شما به عنوان یک رهبر می‌بایست مهارت شنیداری خود را تقویت کرده با رعایت این چند نکته به این مهم دست پیدا کنید؛

به محض اتمام صحبت طرف مقابل شروع نکنید. بسیاری از مواقع که ما گوش می‌دهیم، صحبت خود را شروع کرده‌ایم چون مشغول فکر کردن به پاسخ خود هستیم. این گوش کردن نیست. وقتی طرف مقابل ما از صحبت باز می‌ایستد، مکث کنید، به آنچه گفته است فکر کنید و به آنها فرصت دهید تا اگر لازم است چیزی به گفته‌های خود بیافزایند. آنچه را که از ایشان شنیده‌اید بازگو کنید تا متوجه شوید منظور گوینده را به درستی درک کرده‌اید و به طرف مقابل نشان دهید که به صحبت‌های او به خوبی گوش کرده‌اید.

ابزارهای درست را به‌کار بگیرید

با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، مدیریت وظایف و سایر روش‌های پیشرفته‌تر می‌توانید تیمی متمرکزتر و سازمان‌یافته‌تر را هدایت کنید. ضروری‌ست که از یکی از این ابزارها در کارهای خود استفاده کنید. نرم‌افزار خوب ارتباطی، نیمی از راه است و نیم دیگر استفاده درست از آن‌هاست. درنظر داشته باشید که اطلاعات کلیدی باید به درستی و به اندازه و در زمان درست در اختیار همه اعضا قرار گیرد.

نرم‌افزارهای مناسب می‌تواند تاثیر زیادی را در موفقیت تیم شما داشته باشد. برای انتخاب یک نرم‌افزار درست به این نکات توجه کنید؛

به دنبال ردیابی عملکرد باشید

باید به نحو مقتضی بتوانید عملکرد تیم خود را مشاهده کنید و داده‌ها را به صورت شفاف با سایر اعضا ‌به اشتراک بگذارید. به دنبال ابزاری باشید که بتوانید تمامی کارهای پروژه را در آن ثبت کرده، اهداف را مشخص کنید و همواره بتوانید مسیر حرکت به سمت اهداف را دنبال کنید. مشخص بودن پیشرفت اعضا در طول پروژه می‌تواند انگیزه‌بخش باشد.

به دنبال ابزار ابری باشید

امروزه ما بیش از هر زمان دیگری نیازمند دسترسی لحظه‌ای به اطلاعات هستیم. با استفاده از ابزارهای مبتنی بر تکنولوژی‌های ابری می‌توانید در هر لحظه به اطلاعات مورد نیازتان دسترسی داشته باشید.

فراموش نکنید که مدیریت کارآمد تیم‌ها نیازمند برنامه‌ریزی دقیق است و برای برنامه‌ریزی دقیق نیازمند ابزار مناسب هستید. پیش از شروع پروژه به دنبال پیدا کردن یک راه‌حل نرم‌افزاری مناسب باشید و درنظر داشته باشید که این ابزار قرار است به حال تیم و پروژه شما کمک کند نه اینکه با سختی و مشقت آن‌ها را مواجه سازد. شاید گاهی لازم باشد که پیش از نهایی کردن یک محصول، چندین نرم‌افزار را تست کرده و به صورت دوره‌ای و آزمایشی با نفرات محدود از اعضای تیم اطمینان پیدا کنید که این ابزارها پاسخگوی تمامی نیازهای شما هستند یا نه؟

نظر خود را ثبت کنید