افزایش بهره‌وری با یکپارچه‌سازی اپلیکیشن‌های مختلف
هیچ‌کسی نیست که فقط و فقط برای کارهای خود مجبور باشد یک نرم‌افزار را چک کند. هر کدام از ما ممکن است لیستی از وظایف و کارهای روزانه را داشته باشیم و آن را در یک ابزار (to do list) ثبت کنیم. ایمیل‌های خود را چک کنیم، از ابزارهای تقویم مثل تقویم گوگل یا اوت‌لوک برای جلسات و قرارهای کاری‌مان استفاده کنیم و موارد مشابهی از این دست.
این ابزار مرتبا در حال به‌روز رسانی‌اند. هر لحظه ممکن است یک قرار ملاقات یا یک جلسه به تقویم کاری‌مان اضافه شود، ایمیلی از مدیرمان دریافت کنیم که نیازمند پاسخگویی باشد و یا لیستی از وظایف جدید در ابزارهای تودو لیست برای‌مان اضافه شود و این جریان مرتبا تکرار می‌شود که نتیجه آن ممکن است سردرگمی یا آشفتگی‌مان را به همراه داشته باشد.
در حالی که تمام این ابزار برای ساده‌تر کردن کارهای روزمره ما ایجاد شده و هدف آن افزایش بهره‌وری ما بوده است؛ اما گاهی در عمل می‌بینیم که این ابزار استرس ما را افزایش می‌دهند. در یک نظرسنجی که در سال ۲۰۱۷ انجام شده است، نشان داده که بسیاری از کارکنان از استفاده از ابزارهای متعدد ناامید شده و آن‌ها را مانع از تمرکز خود دانسته و دوست دارند تا تمام اطلاعات و کارهای خود را در یک ابزار مشاهده کنند.
خوب یا بد؛ نیاز به وجود چنین ابزاری به یک ضرورت در دنیای امروزی تبدیل شده است. در این متن تجربه خودم را از استفاده از یک ابزار مشخص (todoist) برای برطرف کردن این نیاز نوشته‌ام و اینکه چطور توانسته‌ام با ترکیب ابزارهای مختلف در ToDoist این نیاز را برای خودم مرتفع کنم.
تجمیع بهره‌وری
بهره‌وری در سادگی است. وقتی کار ساده‌ای را در انجام وظایف خود به نتیجه می‌رسانیم، کار بیشتری می‌کنیم. اما هنوز به این سوال پاسخ نداده‌ام که واقعا برای انجام یک کار به چند برنامه نیاز داریم؟
کارل پولین، مربی مدیریت و بهره‌وری و مدیریت زمان می‌گوید یک برنامه، برای یک نوع کار. اگر مرتبا فراموش می‌کنید یک یادداشت را در چه برنامه‌ای ذخیره کرده‌اید، یا می‌بایست چندین تقویم را برای قرار ملاقات بعدی خود کنترل کنید احتمالا زمان آن رسیده است که در مجموعه ابزارهای فعلی خود بازنگری کنید.
به طور مثال ممکن است به عنوان یک مدیر پروژه / مدیر محصول درگیر کنترل کردن لحظه‌ای مواردی از این دست باشید؛
- لیست کارها
- تقویم
- ثبت یادداشت‌ها
- ابزاری برای نوشتن متن‌های طولانی‌تر
- ایمیل
- پیام‌رسان تیمی
- و یا یک برنامه برای مدیریت کارهای پروژه
حتی اگر به توصیه پولین هم گوش دهید و بسیار مینیمالیستی به موضوع نگاه کنید حداقل می‌بایست هفت برنامه مختلف را کنترل کنید و اطمینان پیدا کنید که همه‌چیز به درستی و طبق برنامه‌ریزی قبلی انجام می‌شود.
با صرف زمان بسیار زیاد و تست کردن ابزارهای مختلف؛ خوشبختانه توانستم تا از ToDoistبه عنوان یک دشبورد برای کنترل بخش زیادی از این ابزارها استفاده کنم.
مزایای متمرکز کردن لیست کارها و یک دشبورد واحد
- باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود؛ به طور متوسط هر کارمند ۳۲ روز از عمر کاری خود را صرف سوییچ کردن بین اپلیکیشن‌های مختلف می‌کند. داشتن یک لیست اصلی برای انجام کارها و خودکار کردن فرایندهای دستی می‌تواند زمان قابل توجهی را برای ما ذخیره کرده و از آن استفاده بهتری کنیم.
- افزایش تمرکز با از بین بردن حواس‌پرتی‌ها؛ جابه‌جایی بین برنامه‌های مختلف و یا دریافت نوتیفیکیشن‌های بی‌شمار در طول روز می‌تواند باعث حواس‌پرتی‌های مکرر ما شود. در یک مطالعه که ۵ میلیون نفر ساعت فعالیت دسکتاپ کارکنان را مورد بررسی قرار داده است مشخص شده که میانگین کارمندان بین ۳۵ برنامه بیش از ۱۱۰۰ بار در طول روز سوییچ می‌کنند و بدتر از آن اینکه تلاش برای شروع به کار دوباره و به‌دست آوردن تمرکز حدود ۲۵ دقیقه به طول می‌انجامد.
- اولویت‌بندی ساده‌تر کارها؛ اولویت‌بندی یکی از عناصر مهم اصلی در افزایش بهره‌وری است. به‌خصوص زمانی که شما می‌بایست تصمیم بگیرید که چه کاری را در لحظه انجام دهید. هنگامی که تمامی موارد کاری خود را در یک لیست و به صورت متمرکز مشاهده کنید می‌توانید اولویت‌بندی راحت‌تری نسبت به انجام آن‌ها داشته باشید.
- ارزیابی سریع‌تر در میزان پیشرفت کارها؛ اندازه‌گیری پیشرفت‌های کاری شانس ما را برای رسیدن به اهداف‌مان افزایش می‌دهد. این مساله باعث افزایش دوپامین در مغز شده و به افزایش انگیزه برای ادامه مسیر می‌انجامد.
چطور تمام کارهای خود را در Todoist متمرکز کرده‌ام؟
ابزارهای مثل IFTTT، Zapier، Pleexy با هدف ادغام و یا خودکار سازی برخی فعالیت‌های تکرار شونده فعالیت می‌کنند که اکثر آن‌ها به شکل بسیار خوبی با todoist یکپارچه و هماهنگ‌اند.
نحوه کار این چند ابزاری که ازشون اسم بردم، به این صورت هست که می‌گید اگه یک اتفاق خاص تو یک ابزار خاص رخ داد معادل اون کار رو تو یه ابزار دیگه براتون ثبت کنه. مثلا می‌تونید بگید اگه زمانی که یک ایونت تو کلندر شما ثبت شد، به صورت اتوماتیک یک تسک براتون توی تودولیست‌تون اضافه کنه.
در ادامه می‌تونید یه سری از یکپارچه‌سازی‌هایی که من انجام دادم رو ببینید.
ادغام کردن ایمیل‌ها با todoist
من به طور کلی از G Suite گوگل برای ایمیل سرورهام استفاده می‌کنم و کلاینت ایمیل‌م هم Spark هست. ToDoist برای کروم یک اکستنشنی داره که اگه جیمیل رو باز کنید می‌تونید توی اون یک ایمیل خاص رو به تسک توی todoist تبدیل کنید. اما چون به صورت نرمال کمتر از سه بار در طول روز وارد جیمیل می‌شم برای اینکه ایمیل‌های مهم رو از دست ندم و سریع بتونم نسبت به اون واکنش نشون بدم، از فیلترهای جیمیل استفاده کردم و ایمیل‌هایی که با تایتل‌های خاص و مهم برای من ارسال می‌شه به صورت اتوماتیک به یکی از لیست‌های پروژه‌های من در Todoist فروارد می‌شه. (البته این قابلیت از امکانات پریمیوم todoist هست).
می‌تونید با این آدرس به عنوان ریفرال لینک من در todoist اکانت باز کنید:)
یکی از قابلیت‌های Spark هم اینه که می‌تونید مثل همون اکستنشن کروم یه ایمیل رو بعد از باز کردن به عنوان یک تسک توی todoist تعریف کنید.
اسپارک هم یک میل کلاینت کاملا رایگان هست که علاوه بر نسخه‌های موبایل، نسخه‌های دسکتاپ رو هم ساپورت می‌کنه و می‌تونید ایمیل‌های متعدد رو به اون اضافه کنید.
اگر نخواهید که از امکانات پولی و پریمیوم todoist استفاده کنید، می‌تونید از ابزار IFTTT استفاده کنید و فقط فرقش اینه که به صورت خودکار تمام ایمیل‌هایی که به اینباکس شما ارسال می‌شه رو به عنوان تسک تو تودولیست‌تون اضافه می‌کنه. البته قبول دارم که ممکنه باعث شلوغی و سردرگمی بشه ولی خب متاسفانه باید بین این گزینه‌های فریمیوم و پریمیوم یکی رو انتخاب کنید:)
روش سوم استفاده از Zapier هست. این سرویس به نسبت دو روش قبلی یه کمی پیچیده‌تر هست و محدودیت‌هایی مثل ۱۵ تریگر در طول روز رو داره اما خب یه امکانی که در اختیارتون قرار می‌ده اینه که می‌تونید ایمیل‌هایی با لیبل‌های مشخص رو به تودولیست‌تون ارسال کنه و جالب‌تر اینه‌که می‌تونید بعد از اینکه اون تسک رو تکمیل کردید یه ایمیل به فرستنده ارسال کنه و کارهایی که روی اون تسک انجام دادید رو در قالب ایمیل به فرستنده اصلی گزارش بده.
یکپارچه‌سازی ابزارهای مدیریت پروژه و todoist
اگه از ابزارهایی مثل Asana، Trello یا Basecamp برای مدیریت پروژه‌هاتون استفاده می‌کنید، باید بگم که Zapier امکانات خوبی برای یکپارچه شدن این ابزار با Todoist در اختیارتون قرار می‌ده. از جمله اینکه اگه تسکی به شما اساین شد بلافاصله می‌تونید نظیر اون تسک رو توی تودولیست‌تون بگیرید و با تکمیل اون تسک، کار اصلی رو روی این ابزار تکمیل کنید. اینجوری دیگه نیازی ندارید هر لحظه این ابزارها رو هم چک کنید و خب به مراتب زمان خوبی رو می‌تونید صرفه‌جویی کنید.
یکپارچه‌سازی تقویم کاری و todoist
حتی اگه روز قبل یا صبح هر روز هم به مرتب کردن و چک کردن تقویم کاری و جلسات و برنامه‌های خودتون زمان صرف کرده باشید باز هم این امکان وجود داره که یک برنامه، جلسه یا ایونت غیرقابل پیش‌بینی‌ای به تقویم شما اضافه بشه. با IFTTT یا Zapier می‌تونید یکپارچه‌سازی تقویم کاری‌تون (Google یا Outlook) رو با todoist به راحتی انجام بدید. تو حالت فریمیوم این سینک بودن یکطرفه هست و اگه بخواهید به صورت دو طرفه (یعنی با ثبت تسک روی todoist ایونت معادل اون تو تقویم کاری‌تون هم ثبت بشه) باید از نسخه پریمیوم todoist استفاده کنید.
ادغام کردن مسنجرهای کاری با todoist
زمانی که در اسنپ‌تریپ بودم، از Slack برای مکالمات کاری و چت‌های سازمانی استفاده می‌کردیم. با استفاده از Zapier می‌تونید این یکپارچه‌سازی رو انجام بدید و با دریافت پیغام با رول‌ها و قوانین مشخصی که خودتون برای اون تعریف می‌کنید می‌تونید معادل اون کار رو توی تودولیست‌تون داشته باشید.
یه خبر خوب‌تر اینکه todoist در آپدیت‌های اخیرش با Zapier و Pleexy با نرم‌افزار جیرا هم خودش رو سینک کرده و امکان یکپارچه‌سازی و ادغام تسک‌ها با این نرم‌افزار رو هم در اختیار کاربرهاش قرار داده اما خب اجرای اون تو سازمان‌های بزرگی که افراد امکان تغییر در فرایندهای جیرا یا دسترسی‌های ادمین ندارند کمی سخت و پیچیده‌ست.
فارغ از این مطلب، اگه حوصله داشتید و کمی با این ابزارهای یکپارچه‌سازی سر و کله زدید می‌تونید خیلی از کارهای روتین خودتون رو اتوماتیک کنید و ازش لذت ببرید.
خوشحال می‌شم اگه این مطلب براتون مفید بوده و بهتون کمک کرده اون رو به باقی دوستانتون هم معرفی کنید.
اگه تا این‌جای مطلب رو خوندید و به این بخش از صفخه رسیدید، احتمالا مطالب مشابه با این براتون جذاب باشه. تو چند هفته اخیر سه تا داکیومنت در قالب فایل پی‌دی‌اف آماده کردم که لینک اون‌ها رو پایین این متن می‌تونید ببینید. یکی از مهمترین این داکیومنت‌ها خلاصه‌ای هست از کتاب کار عمیق اثر کال نیوپورت که می‌تونید بخونید و ازش نکاتی رو برای افزایش بهره‌وری خودتون استخراج کنید. امیدوارم براتون مفید باشه و بتونه بهتون کمک کنه.