چطور یک جلسه روزانه اسکرام موثر و از راه دور برگزار کنیم؟

برگزاری یک جلسه استندآپ موثر و از راه دور

جلسات ایستاده روزانه یا همان Daily Standup Meeting، یکی از مهمترین جلسات اسکرام بوده که هدف اصلی آن به‌روز کردن افراد تیم از فعالیت‌های انجام شده در روز گذشته و برنامه کاری امروزشان است و نباید بیشتر از ۱۵ دقیقه به‌طول بیانجامد. اما گاهی اوقات افراد تیم‌ها شکایت می‌کنند که این جلسه بی‌معنی، گاها طولانی و در بعضی موارد حتی بی‌فایده است.

مشکلی که بیشتر تیم‌ها با آن روبه‌رو هستند این است که اغلب روال به‌روز رسانی‌های تیم به مسایل فنی و گاها شخصی که خارج از اهداف این جلسه است تبدیل می‌شود و نتیجتا افراد تیم، بی‌حوصله و بی‌انگیزه شده و مدت زمان این جلسه هم از زمان منطقی خود فراتر می‌رود.

به عنوان یک نمونه واقعی، شخصا به عنوان اسکرام مستر یک تیم بزرگ ۱۱ نفره (که خارج از قواعد اسکرام بوده ولی بنا به شرایطی در حال حاضر امکان کوچک‌تر کردن تیم وجود نداشته) بسیار با موضوع زمان‌بر بودن جلسات روزانه اسکرام درگیر بوده‌ام.

باری، نباید فراموش کرد که به‌روز رسانی‌هایی مثل اینکه «من دیروز در چند جلسه شرکت کردم» یا «در جلسه با تیم یو‌ایکس حاضر شده بودم» از مواردی‌ست که نباید در این جلسه مطرح شود مگر اینکه نتیجه‌ای مرتبط با کار تیم به همراه داشته باشد یا اعضای تیم می‌بایست از نتیجه آن مطلع شوند.

یکی از روش‌های توصیه شده برای برگزاری موثر جلسات روزانه اسکرام پاسخ‌گویی هر فرد به این سه سوال کلیدی است؛

این روش برای این تیم یازده نفره به خوبی پاسخگو نبود و متاسفانه باز هم حواشی جلسه و صحبت‌های تکنیکال اعضای تیم بیش از حد انتظار بود.

در ایام دورکاری اجباری اعضای تیم، گفت‌وگوهای اعضا در جلسه روزانه به همان اندازه جلسات حضوری خسته‌کننده و بی‌فایده بود. برای همین تلاش کردم تا از روش دیگری برای پیشبرد جلسات روزانه استفاده کنم. پیش‌رفتن از روی برد جیرا و به صورت آنلاین.

برد آنلاین جیرا، ابزار کمکی برای یک استندآپ موثرتر

در این روش به جای پرسیدن سه سوال کلیدی از اعضای تیم، این سوالات را براساس تسک‌های درون اسپرینت مطرح می‌کردم. به طور مثال در ستون در حال انجام، توضیحات تسک شماره یک را خوانده و از فرد مورد نظر که کار در اختیار او بوده است، می‌خواستم که آخرین وضعیت تسک را اعلام کرده و اگر موضوعی به عنوان مانع در پیشبرد این تسک وجود دارد مطرح کند.

به این ترتیب مزایای بیشتری به نسبت روش قبل را دریافت کردم. از جمله؛

این تجربه را در جلسات حضوری روزانه اسکرام بعد از بازه دورکاری اجباری اعضای تیم هم انجام خواهم داد و به نظر می‌رسد روشی موثرتر برای برگزاری یک استندآپ تاثیرگذار و سریع باشد. خوشحال می‌شم اگه شما هم تجربه‌ای در این مورد دارید با من به اشتراک بگذارید.