سازماندهی تیم‌های دور کار
در حالی که ترتیبات، قواعد، سلسله مراتب سازمانی و قانون‌های اجباری برای تیم‌های مستقر در دفتر مرکزی اعمال می‌شود، در اغلب مواقع این موارد برای سازماندهی تیم‌های دور کار و توزیع‌شده صادق نخواهد بود. پس اگر تصمیم گرفته‌اید تا کسب‌و کار خود را با تیم‌های توزیع شده و دور کار هدایت کنید، لازم است در این موارد بازنگری کنید.
جمع‌آوری تیم‌های دور کار چند عملکردی
مزایای کار با تیم‌های دور کار بسیار زیاد است. شما می‌توانید بهترین استعدادها را از مناطق مختلف گرد هم آورید، هزینه یک دفتر ثابت را نپردازید و اعضای تیم شما هم بهره‌وری بالاتر و استرس کمتری را تجربه کنند به شرطی که در سازماندهی تیم‌های دور کار ملاحظاتی را درنظر داشته باشید.
«سلین جانکه؛ مدیر بازاریابی شرکت برایت‌ویل می‌گوید: به‌کار گیری تیم‌های توزیع‌شده می‌تواند یک مزیت رقابتی باشد. باز بودن شیوه‌های استخدام برای کارمندان از راه دور می‌تواند به شما توانایی استخدام ۱۰ برابری با کارایی بسیار بالاتر را هدیه کند.»
سازماندهی تیم‌های دور کار و با عملکرد بالا، منطقی‌تر از درگیر شدن برای استخدام کارمندان مستقر در دفتر مرکزی‌ست. کار از راه دور باعث می‌شود تا آزادی عمل کارمندان بیشتر شده و با خلاقیت بیشتر تصویر بزرگتری از موفقیت کسب‌وکار را درک کنند.
«جنت چوی؛ از شرکت کلیربیت می‌گوید: تیم‌های توزیع شده همیشه نمی‌توانند با همان میزان بهره‌وری کار کنند. شما باید درباره فرهنگ، هنجارها و روش‌های ارتباطی‌ای که ایجاد می‌کنید آگاهانه‌تر رفتار کنید و به طور کلی باید مبنایی برای اعتمادسازی و ارتباطات آن‌ها ایجاد کنید.»
در شرایطی که اعضای تیم‌ها نمی‌توانند رو در رو با یکدیگر گفت‌وگو کنند سازماندهی تیم‌های دور کار باعث می‌شود تا عملکرد آن‌ها افزایش یابد. نکته مهم این است که اطمینان داشته باشید که اعضای تیم را به انجام بهترین کارها در بهترین زمان‌ها تشویق کرده‌اید. در سازماندهی تیم‌های دور کار می‌بایست اعضای تیم شما احساس استقلال و اعتماد را به خوبی درک کنند و این وظیفه شماست که آن‌ها را به این مهم هدایت کنید.
انتخاب مناسب اعضای تیم‌های دور کار
هنگام انتخاب اعضای تیم‌های دور کار این دو هدف را در نظر داشته باشید:
- در ابتدا افرادی با مجموعه‌ای از توانمندی‌ها و مهارت‌های مناسب را گرد هم جمع کنید. اطمینان حاصل کنید که افراد شما از تمام مهارت‌های لازم برای تحقق پروژه‌تان برخوردارند. این کار دلیلی بر نیاز به اعضای جدید در طول انجام پروژه نیست. اطلاعات اعضای تیم را در مورد اینکه چه کسانی باید به تیم اضافه یا حذف شوند دریافت کنید. قرار دادن افراد مناسب از ابتدای پروژه می‌تواند استقلال تیم را تقویت کند.
- تیم خود را برای انجام بهترین کارها توانمند کنید و پس از آن خود را کنار بکشید. به عنوان یک رهبر در پروژه، هدف شما این است که اطمینان حاصل کنید اعضای تیم می‌توانند بهترین کار را انجام دهند. بدون اینکه احساس ناامیدی و ناراحتی داشته باشند. به تیم کمک کنید که تا زمان خود را برنامه‌ریزی کرده، سدهای احتمالی در طول مسیر را مشخص کنند و مهلت‌های قابل کنترل را تعیین کنند. سپس اجازه دهید تا کار خود را به بهترین روشی که مناسب می‌بینند تکمیل کنند.
ایده‌آل‌ترین ساختار برای تیم‌های دور کار
هر شرکت می‌تواند رویکردهای مختلفی را برای ساختاردهی تیم‌های دور کار خود اتخاذ کند. اما ما دریافتیم که موفق‌ترین تیم‌های از راه دور چند ویژگی مشترک دارند؛
- بهترین تیم‌های از راه دور چند عملکردی هستند. تیم ایده‌آل از طراحان، توسعه‌دهندگان، بازاریاب‌ها و کارمندان پشتیبانی تشکیل شده و هر شخص دیگری که برای تکمیل این پروژه به آن نیاز دارید از ابتدا در تیم حضور دارد.
- بهترین تیم‌های از راه دور فقط در یک زمان با یک پروژه واحد روبه‌رو هستند. چه اعضای تیم به هم نزدیک باشند چه از راه دور به انجام این کار مشغول باشند. اطمینان حاصل کنید که آن‌ها در هر زمان فقط بر روی یک پروژه واحد تمرکز کرده‌اند. این امر به ویژه در مورد تیم‌های راه‌دور بسیار مهم است. هنگامی که شما نمی‌توانید به راحتی با هر کدام از اعضای تیم رو در رو شوید تا ببینید آن‌ها غرق کارهای بی‌فایده هستند یا بر روی یک کار مشخص تمرکز کرده‌اند.
- بهترین تیم‌های از راه دور خودکفا هستند. مدیران پروژه‌ها باید در حالی که پروژه در حال انجام است کاملا درون تیم باشند زیرا آن‌ها بخشی از تیم هستند. مارکوس ورموت از بافر می‌گوید: «وجود یک رهبر در تیم شما مهم‌ترین محرکی‌ست که تمام اعضای تیم به آن نیاز دارند تا بتوانند به خوبی و با انگیزه در کنار هم ادامه دهند. »
- بهترین تیم‌های از راه دور می‌توانند همه کارها را انجام دهند. اطمینان داشته باشید که با تمام ذی‌نفعان مانند یک تیم متشکل رفتار می‌کنید. به عنوان مثال ما از مشتریان خود در اینجا دعوت می‌کنیم تا در شبکه‌های داخلی ما عضو شوند تا بتوانیم همکاری بیشتری را با هم تجربه کنیم.
جوخه‌بندی تیم‌های دور کار
شرکت‌هایی مثل اسپاتیفای یا دوئیست، تیم‌های پروژه خود را جوخه‌بندی کرده‌اند. به هر تیم تعدادی از توسعه‌دهندگان، طراحان، بازاریابان، نیروهای پشتیبانی و یک رهبر که مسوولیت پیش‌برد اهداف پروژه را دارد اختصاص داده‌اند. جوخه‌های مختلف همگی در جهت رسیدن به یک هدف مشترک در هر دوره زمانی مشخص با یکدیگر همکاری می‌کنند.
رهبران جوخه‌ها / تیم‌ها افراد تمام وقت نیستند. بعضی از آن‌ها افرادی هستند که پروژه‌ها را پیشنهاد کرده‌اند یا بعضی دیگر به طور همزمان با چند تیم دیگر همکاری می‌کنند. آن‌ها علاوه بر کار خود به عنوان مسئولیت اداره پروژه‌ها، تیم‌ها را تشویق می‌کنند که به اهداف سازمانی دست پیدا کنند. این شرکت‌ها اغلب یک رویکرد مشترک دیگر نیز دارند و آن این است که هر بار یکی از اعضای تیم را تشویق می‌کنند تا در یک دوره زمانی مشخص مسئولیت هدایت و رهبری تیم را بر عهده بگیرد.
هم‌تیمی‌ها براساس نیاز پروژه به صورت پویا به پروژه‌ها تخصیص داده می‌شود. مثلا یک طراح ممکن است برای طراحی یک صفحه فرود برای یک چرخه زمانی مشخص با یک تیم همکاری کند و برای یک طرح دیگر با تیمی دیگر همکار باشد. این رویکرد کمک می‌کند تا تمام افراد در طول انجام پروژه از تمام بخش‌های توسعه محصول اطلاع داشته باشد.
بر روی اهداف متمرکز شوید، نه ساعات کار
اغلب ما، پیشرفت و زنده بودن سازمان‌ها را براساس میزان کارکرد افراد آن می‌سنجیم. نکته اصلی و مهم در این تغییرات این است که همیشه کمیت فعالیت‌ها با روشی که در ذهن داریم انجام نمی‌شود. به طور مثال در «آیوبندا» اصول زیر بر اصول دیگر اولویت پیدا کرده‌اند؛
- بیشتر فعالیت‌های شرکت، براساس تسک‌های اعضا سازماندهی شده‌اند. هر تسک یک انجام دهنده مشخص دارد.
- دو نوع تسک برای افراد ترتیب داده شده است، تسک‌های تولید و تسک‌های مربوط به نگهداری از سرویس‌ها.
در هر دوره چرخشی، هر کدام از اعضای تیم‌ها موظف‌اند که تسک‌هایی از هر دو نوع را انتخاب و نسبت به انجام آن متعهد باشند. پیش از انتخاب تسک‌ها توسط اعضای تیم، می‌بایست به صورت کامل و شفاف توضیحات مربوط به آن در تسک قید شود تا اعضای تیم بتوانند با دقت تخمین زمانی خود از انجام هر کار را اعلام کنند.
هر فرد به صورت روزانه، پیشرفت کار را در سرویس‌های مشخص شده ثبت کرده تا مدیران بتوانند به راحتی و در هر لحظه از وضعیت آن اطلاع پیدا کنند.
مزایای این روش
شفافیت کامل بین تیم‌های اجرایی و مدیران به طور کامل به‌وجود می‌آید. امکان برنامه‌ریزی‌های آتی برای مدیران و تمامی اعضای تیم فراهم شده و سبب می‌شود تا بتوانند توانمندسازی تیم‌ها را جایگزین سرویس‌های نظارتی در دفاترِ مرکزی کنند.
البته نباید فراموش کرد که برای هر کسب‌وکاری این اهداف و شاخص‌ها می‌تواند دستخوش تغییر باشد. مثلا اگر شرکتی فعال در حوزه پشتیبانی از مشتریان دارید، می‌بایست شاخص‌هایی نظیر تعداد پاسخ‌های روزانه ثبت‌شده یا رضایتمندی مشتریان از پاسخ‌دهی افراد را به عنوان معیار ارزیابی و هدف‌گذاری‌تان مشخص کنید.
پشتیبانی از تیم‌ها با ابزارهای مناسب
کار از خانه، برای اعضای تیم‌های دور کار و به طور عام تیم‌های توزیع‌شده، تنها با پشتیبانی آن‌ها با نرم‌افزارهای مناسب به منظور حفظ ارتباطات ناهمزمان در مدیریت کار و مکالمات بین تیمی میسر خواهد بود. ارتباطات ناهمزمان همیشه می‌تواند موثرتر از جلسات آنلاینی باشند که موجب قطع جریان کاری و خدشه‌دار شدن تمرکز اعضای تیم‌ها و کاهش بهره‌وری آنان باشد.
حفظ رسمیت دستورات و ابلاغیه‌ها در شرکت‌ها و کسب‌وکارها، کاملا واضح و روشن است. اما زمانی که شرکت‌ها و کسب‌وکارها با تیم‌های توزیع شده مواجه می‌شوند، اهمیت این بخش نادیده گرفته شده و بعضا دچار بروز اختلافاتی میان اعضای تیم‌ها با یکدیگر یا اعضای تیم‌ها با مدیران خواهند شد. پس ضروری‌ست تا نحوه درست استفاده از ابزارها و به طور عام دستورات اجرایی و الزامات کار به نحوی شفاف در دسترس تمامی اعضا قرار گرفته باشد.
از همین سلسله یادداشت‌ها می‌توانید این مطلب را نیز مطالعه کنید.