رهبری در تیم‌های دورکار و توزیع شده – بخش دوم
در مطلب قبل، به نقش رهبری در تیم‌های دورکار و توزیع شده پرداخته و سعی کردم تا با شیوه‌های درک اهداف سازمانی برای اعضای تیم و مشخص کردن مسیر ردیابی و خروجی عملکرد یک تیم دورکار و توزیع شده بخش‌های اولیه رهبری در این تیم‌ها را مرور کنم. در این متن، تلاش کرده‌ام تا با روش‌های ایجاد فرایندهای انعطاف‌پذیرتر، شکل‌دهی یک تیم از رهبران و اعتمادسازی بر پایه شفافیت، موضوع رهبری در تیم‌های دورکار و توزیع شده را ادامه دهم.
ایجاد فرایندهای انعطاف‌پذیرتر
یکی دیگر از جنبه‌هایی که افراد، بیشتر از دورکاری لذت می‌برند، انعطاف‌پذیری‌ست. با تنظیم ساعات شخصی می‌توانند تعادلی بین زندگی و شغل‌شان ایجاد کنند و از طرفی برای سازمان‌شان هم رونق و بهره‌وری را به همراه آورند. با این حال، انعطاف پذیری جاری در سبک زندگی کاری از راه دور نباید به انعطاف پذیری فرایندهای سازمانی گسترش یابد. در یک تیم از راه دور، ایجاد فرایند تعریف شده برای ایجاد یک ساختار مشخص ضروری‌ست.
در یک دفتر فیزیکی که تمام اعضای تیم کنار یکدیگر هستند و دسترسی راحت‌تری به آنها دارید برقراری یک مکالمه سریع در مورد چگونگی انجام کار راحت است و در بین تیم‌های توزیع‌شده توانایی شما برای این کار کاهش می‌یابد که داشتن قوانین صریح و مستند شده پیرامون نحوه کار [که در دسترس تمام اعضای تیم باشد] ضروری‌ست.
کار از راه دور برای تیم‌های توزیع شده همچنین به سیستم‌های کاری مشخص نیاز دارد تا مسئولیت اعضای تیم به درستی درک شوند. این به معنای مهلت تحویل دادنی‌ها، زمان اتمام پروژه و نیز جریان کار است که در به‌روز رسانی‌ها و گزارش‌های منظم ممکن می‌شود. بدون وجود این سیستم‌ها، پروژه‌ها ممکن است با تاخیر جدی مواجه شده و چرخه تولید پروژه با مخاطرات جدی‌تری مواجه شود.
یک سیستم چرخه کاری خوب باید موارد زیر را به خوبی پوشش دهد؛
- لیستی از اعضای تیم درگیر در پروژه
- تاریخ شروع و پایان قطعی
- تحویل‌دادنی‌های مشخص
همه این عوامل در ایجاد مسوولیت‌پذیری در یک تیم از راه دور موثرند.
سوالی که گاهی اوقات مطرح می‌شود این است که «چگونه بدانیم تیم ما واقعا کار می‌کند؟» فارغ از اینکه این سوال عدم اعتماد به اعضای تیم را در خود دارد، یک سوال معتبر است. اگرچه به طور پیش‌فرض اعتماد به تیم و پیگیری نتایج در طی ساعت‌های انجام پروژه مهم است، گاهی اوقات ممکن است که تکمیل یک پروژه ماه‌ها به طول بیانجامد. در این میان یک کار خوب این است که همه افراد حاضر در تیم خود را مرتبا به‌روز کنید.
به‌روز رسانی‌های هفتگی را با تمام اعضای پروژه به اشتراک بگذارید تا شفافیت را در بین اعضای تیم تقویت کنید. در عین حال سایر تیم‌ها را هم از میزان پیشرفت پروژه‌های خود آگاه کرده و اگر مانعی بر سر پیشبرد اهداف پروژه وجود داشته باشد در کوتاه‌ترین زمان نسبت به رفع آن اقدام کنید.
ایجاد و نگهداری از مستندات
مستندات برای تشریح فرایندها و در دسترس قرار دادن آنها برای همه بسیار مهم است. آنها به عنوان یادآوری‌های مهم برای اعضای فعلی تیم مورد استفاده قرار می‌گیرند و برای اعضای جدیدتری که به تیم پیوسته‌اند، کمک شایان توجهی می‌کنند.
به عنوان یک مدیر، ایجاد مستنداتی که روند کار را روشن می‌کنند از وظایف شماست. مستندات باید واضح، مختصر و در دسترس باشند. در نظر داشته باشید که مستندات تولیدی می‌بایست متناسب با نیاز هر تیم تهیه و صرفا در اختیار همان تیم قرار گیرد. به طور مثال؛
سید سیبراندیج؛ مدیرعامل و بنیانگذار گیت‌لب می‌گوید:
«استفاده بهینه از کارمندان راه دور می‌تواند مشکل‌ساز باشد، اما ما زمان زیادی را صرف تهیه کتابچه راهنمای کارکنان خود کرده‌ایم و اکنون یک سند در حال اجراست. جزییات فرایندهای داخلی، منابع تیم و سایر موارد را پوشش می‌دهد. کتاب راهنمای ما منبعی از حقایقی است که تمامی اطلاعات حیاتی سازمان در آن ذخیره شده است. همه افراد موجود در گیت‌لب به این سند دسترسی دارند و راهی آسان برای کارمندان است تا برای کسب اطلاعات در مورد پروژه‌های موجود در شرکت به آن مراجعه کنند.»
ساختن تیمی از رهبران
در یک تیم از راه دور، استقلال تیم‌ها به چند دلیل از اهمیت بالایی برخوردار است. باید بدون اینکه کسی بر روی شانه‌شان سوار باشد به کارهای خود برسند و زمانی که کسی در دسترس نیست به‌راحتی بتوانند تصمیم بگیرند. نقش شما به عنوان یک مدیر این است که بتوانید تیم خود را قادر کنید تا آنها به رهبرانی قوی تبدیل شوند.
در نظر داشته باشید که خرده مدیریت‌ها می‌تواند بزرگترین ضربه به تیم‌های از راه دور و توزیع شده باشد. اگر در تعاملات‌تان با تیم‌ها این سوالات را مکررا می‌پرسید در حال خرده مدیریتی هستید که به زودی تاثیرات منفی آن بر تیم آشکار می‌شود.
- روی چه مساله‌ای کار می‌کنید؟
- آیا می‌توانید به‌روز رسانی‌های هفتگی را به به‌روز رسانی‌های روزانه تغییر دهید؟
- گزارشات روزانه را مستقیما برای خود من ارسال می‌کنید؟
از خرده مدیریت‌ها پرهیز کنید و تلاش کنید تا اطلاعاتی که به آن نیاز دارید را از راه‌های دیگری کسب کنید چون این روش، تضمینی بر از بین بردن اعتماد تیم و ضربه زدن به استقلال اعضای تیم‌تان خواهد بود.
هاروارد بیزینس ریویو، در مقاله‌ای مرتبط با موضوع خرده مدیریت‌ها می‌گوید:
«در حالی که خرده مدیریت‌ها می‌توانند نتایج کوتاه مدت شما را تامین کنند، با گذشت زمان، بر تیم و سازمان‌تان تاثیرات منفی خواهند داشت. شما بهره‌وری خود را کاهش می‌دهید و توانایی انجام کارهای مهم را نخواهید داشت. شما از پیشرفت اعضای تیم خود غافل می‌شوید و آنها را تحقیر می‌کنید. شما آسیب‌پذیری سازمان‌تان را رقم می‌زنید و وقتی تیم شما نتواند بدون حضور شما کار کند درگیر فعالیت‌های بیهوده خواهد شد.»
برخورد با تیم‌تان مثل بزرگ‌سالانِ بالغ، می‌تواند اعتماد به‌نفس آنان را افزایش داده و از احساس دلسردی آنان جلوگیری کند.
جاب وندرورت؛ بنیانگذار و مدیرعامل شرکت ریموت، می‌گوید:
«مسوولیت‌ها و استقلال را در تصمیم‌گیری‌ها به اعضای تیم واگذار کنید و از آنها در این زمینه پشتیبانی کنید. هرگز به دنبال خرده مدیریت نباشید و به آنچه اعضای تیم می‌گویند گوش دهید و تلاش کنید تا صرفا موانع را از مسیر حرکت آنان بردارید. »
درک کنید که با بزرگتر شدن شرکت، خودتان نمی‌توانید تمام کارها و مسوولیت‌ها را به عهده بگیرید و تلاش کنید تا مسوولیت‌های‌تان را به افراد شایسته‌تر واگذار کنید.
برنارد لوری؛ رئیس بازاریابی شرکت دوئیست می‌گوید:
«به عنوان یک مدیر، در نظر گرفتن ایمان به تفویض کارها و مسوولیت‌ها به اعضای تیم، شما را قادر می‌سازد تا لذت اوج گرفتن را تجربه کنید و این لذت را به اعضای تیم‌تان هم منتقل کنید. »
در خصوص فراهم سازی شرایط افزایش مسوولیت‌پذیری تیم و حفظ استقلال و تقویت اعتماد به نفس آنان، هدفمند باشید. ممکن است که یک نفر زمانی که در یک ماشین بزرگ قرار می‌گیرد احساس کند مهارت مهار کردن آن را ندارد اما اگر در یک منطقه امن مشغول به حرکت شود می‌تواند آن مهارت را به‌دست آورد.
در حالی که نقش شما به عنوان رهبر تیم شامل ارایه راهنمایی است، چیزی به اسم راهنمایی بیش از حد وجود ندارد. اگر اعضای تیم‌تان مرتبا از شما برای انجام کارهای‌شان سوال می‌کنند، وقت آن است که توانایی تصمیم‌گیری را در آنها بهبود ببخشید.
در یک تیم از راه دور و توزیع‌شده بسیار مهم است که اعضای تیم بتوانند تصمیم بگیرند. انتخاب و برقراری ارتباط صریح و روشن، مهارت مهمی در یک تیم دورکار است که می‌تواند تردیدهای پیش‌روی پروژه‌های شما را به شکل چشم‌گیری کاهش دهد.
اگر تیم شما تصمیم می‌گیرد که برای آنها تصمیم‌گیری کنید این روش‌ها را امتحان کنید؛
- به آنها بگویید که به قضاوت آنها اعتماد دارید ـ به طور مرتب به اعضای تیم خود اطلاع دهید که به توانایی‌های آنها ایمان دارید. اطمینان حاصل کنید که آنها قادر به تصمیم‌گیری‌های کلیدی و پیشبرد پروژه‌ها بدون حضور شما هستند.
- برای کمک به تصمیم‌گیری آنها به داده‌ها رجوع کنید ـ به جای اشاره به انتخاب صحیح، به تیم خود کمک کنید تا با استفاده از داده‌ها تصمیمات خود را اتخاذ کنند. اگرچه تصمیمات می‌توانند در برخی موارد مبتنی بر غریزه باشند اما سخت‌گیری نکنید و اجازه دهید تا به آرامی این مهارت را بیاموزند.
- یک مدل تصمیم‌گیری را برای‌شان شرح دهید نه یک راه‌حل را ـ به جای تصمیم‌گیری تصمیم بگیرید که تصمیم گرفتن را به آنها بیاموزید. اگر در زندگی شخصی و کاری‌تان از مدل‌های تصمیم‌گیری استفاده می‌کنید آن را با تیم به اشتراک بگذارید.
البته پیشنهاد نمی‌شود که یکباره این اتفاق را در تیم رقم بزنید اما سعی کنید در مواردی که تصمیم‌گیری اشتباه ضرر سنگینی به سازمان وارد نمی‌کند این تصمیم‌گیری را به آنها واگذار کنید تا کم‌کم به تقویت عضلات ذهنی آنها در تصمیم‌گیری‌ها کمک کنید.
کمک به پیشرفت تیم‌ها
تیمی که افراد در آن بیش از حد کار می‌کنند و کم‌ارزش باشند، نمی‌توانند با ظرفیت کامل، کار خود را به انجام برسانند. وقتی افراد احساس استرس می‌کنند، محصولی با کیفیت بالاتر تولید نمی‌شود. علاوه بر آن اعضای تیم‌ها باید در مقاطع زمانی مختلف مورد قدردانی قرار بگیرند. این امر به ویژه در میان تیم‌های توزیع‌شده و دورکار بسیار مهم است. در یک تیم دورکار، عدم ارتباط به موقع می‌تواند موجب شکل‌گیری فرضیات منفی شده و آنها را نسبت به شما و سایر اعضای تیم‌تان دلسرد کند.
به عنوان یک رهبر این وظیفه شماست که اعضای تیم خود را به خوبی با چالش‌های جدید، احترام عمیق و حمایت کافی سیراب کنید.
رهبری بر پایه اعتماد
ایجاد پایه‌های اعتماد اولین گام برای افزایش پویایی سالم در تیم شماست. اعتماد کنید که بیشتر اعضا با نیت خیر به تیم شما پیوسته‌اند و تمام تلاش خود را برای پیشرفت تیم به کار می‌گیرند. فرض کنید آنها می‌خواهند هم‌زمان با انجام کارهای خوب به تیم گسترده‌تری کمک کرده و در حرفه خود پیشرفت کنند.
گوناکالو سیلوا؛ مدیر فنی شرکت دوئیست می‌گوید:
«موفقیت حولِ اعتماد، کمک و توانمندسازی‌ست نه حول مدیریت به معنای واقعی کلمه. این مساله هم برای شرکت‌های مستقر و هم شرکت‌هایی که با تیم‌های توزیع شده کار می‌کنند صادق است. اما این موضوع در تیم‌های دورکار کمی مشکل‌تر است.»
تصمیم به شروع ارتباط با اعتماد شروع می‌شود. وقتی شخصی در تیم شما شروع به کار می‌کند قبلا توسط افراد با صلاحیتی ارزیابی و آزمایش شده است. منتظر نباشید تا خود را به شما ثابت کند. سطح اعتماد را افزایش دهید و بگذارید سریع‌تر به‌کارشان برسند.
توبی لوکته؛ بنیانگذار و مدیرعامل شرکت شاپیفای از مفهومی استفاده می‌کند که از آن به عنوان «باتری اعتماد» نام می‌برد. او می‌گوید:
«هنگامی که افراد برای اولین‌بار استخدام می‌شوند، ۵۰ درصد باتری خود را مصرف کرده‌اند و با هر بار کار کردن در شرکت، باتری آنان شارژ یا دشارژ می‌شود.»
اعتماد فقط زمانی باید کاسته شود که یک فرد دائما در حال نقض وعده‌ها باشد و ثابت کند که غیرقابل اطمینان است. در این مرحله، مهم است که به آنها بگوییم که چگونه این رفتار می‌تواند تیم را تحت تاثیر قرار دهد.
اعتماد، اعتماد می‌آورد. اگر کسی را به دلیل قابل اعتماد بودن ستایش کنید، همیشه سعی می‌کند که این استاندارد را حفظ کند. اگر آن‌را نادیده بگیرید ممکن است که احساس کند که زحماتش بیهوده بوده و مهمتر از همه این نگرش می‌تواند در بقیه اعضای تیم شما هم گسترش و محیطی را ایجاد کند که از عدم اطمینان برخوردار باشد.
در قسمت سوم این راهنما، تلاش کرده‌ام تا با بیان اهمیت شفافیت در تیم‌ها، به ایجاد مسیرهای شغلی و تقویت فرهنگ سازمانی در تیم‌های دورکار و توزیع شده نگاهی داشته باشم.
اگر این مطلب برای‌تان مفید بوده می‌توانید قسمت‌های قبل را هم خوانده و آن‌را با دوستان‌تان به اشتراک بگذارید.