رهبری در تیم‌های دورکار و توزیع شده – بخش اول

رهبری در تیم‌های دورکار و توزیع‌شده
زمان مطالعه این متن: ۵ دقیقه

رهبری یک تیم، همواره پر از چالش‌ها و فرصت‌هاست. رهبری همان تیم در شرایط دورکاری یا توزیع شده، با مجموعه‌ای کاملا متفاوت از چالش‌ها و نیازمندی‌ها همراه خواهد شد؛ چرا که بینش کمتری از اعضای تیم در قبال فرسودگی و خستگی شغلی‌شان داشته و از طرفی عدم وضوح در لحن صحبت و زبان بدن‌تان، نیز ممکن است با سوء برداشت‌هایی از تیم مواجه شود که نه تنها به احساسات تیم آسیب می‌رساند بلکه در دراز مدت موجب کاهش عملکرد و نارضایتی آنان می‌گردد. 

در این میان ایفای درست نقش رهبری یک تیم توزیع‌شده، نیازمند افزایش مهارت‌هایی‌ست که امیدواریم در این بخش، آن‌ها را برای‌تان آشکار کنیم. 

در این بخش مدیریت یک تیم از راه دور و توزیع شده را موشکافی کرده و بهترین روش‌ها برای ایجاد و حفظ فرهنگ تیمی قوی را پوشش خواهیم داد. در مورد چگونگی شناسایی نقاط تاریک رهبری و تفکر در سطح بالاتر بحث می‌کنیم و از موضوعات دشوارتری مثل ارائه بازخورد انتقادی عبور می‌کنیم.

فراموش نکنید که تنها راه برای بهتر شدن در مدیریت، تنها مدیریت کردن دیگران است. با این وجود صدها منبع دیگر وجود دارد که می‌تواند در این راه به شما کمک کند. سعی می‌کنم تا با پر کردن شکاف‌های اطلاعاتی به رهبران تیم‌ها کمک کنم تا مهارت‌های خود را در این مسیر توسعه دهند.

رهبری و تعریف موفقیت

یکی از نقش‌های اصلی شما به عنوان یک رهبر یا مدیر تیم، تعیین دقیق این عبارت است که «بُرد» برای تیم از نظر شما به چه معنی‌ست. بدون اینکه بدانید موفقیت چگونه به‌نظر می‌رسد، نمی‌توانید به درستی رهبری کنید و تیم شما در مورد اینکه چرا نقش آن‌ها برای شرکت شما مهم است در تاریکی به‌سر خواهند برد.

کتاب رشد بزرگ

در کتاب «راهنمای رشد بزرگ»؛ الاد گیل و کلر هیوز جانسون قیاس ورزشی زیر برای توضیح اهمیت موفقیت ذکر شده است.

«می‌دانید چرا بازی کردن سرگرم‌کننده است؟ چون قانون دارد و شما راهی برای پیروزی دارید. افرادی که فقط تجهیزات ورزشی دارند و بدون درنظر گرفتن قواعد وارد ورزشی می‌شوند، صدمه می‌بینند. اگر نمی‌دانید چگونه برنده شوید، چگونه بازی کنید و چگونه امتیاز بگیرید، حتما صدمه خواهید دید. »

این موضوع در پروژه‌های از راه دور و تیم‌های توزیع‌شده هم بسیار مهم است. داشتن اعضای تیم پراکنده در سر تا سر مناطق جغرافیایی، می‌تواند به ناچار منجر به سوء مدیریت شود. تعیین نتیجه مثبت، تعیین اهداف صریح و برقراری ارتباط شفاف، تیم دورکار شما را برای انجام کارهای عالی هماهنگ‌تر خواهد کرد.

درک اهداف سازمانی

به عنوان یک مدیر، شناخت و درک اهداف سازمانی شرکت و اینکه تیم‌تان در چه سطحی از آگاهی نسبت به آن‌ها قرار دارد ضروری‌ست. در تیم‌های از راه دور این بدان معنی‌ست که شما باید نسبت به دریافت اطلاعات پیگیرتر باشید تا بتوانید آن‌ها را به طور موثر با تیم‌های خود به اشتراک بگذارید.

  • باز بودن راه‌های ارتباطی میان مدیران و اعضای تیم‌ها را حفظ کنید ـ مدیران اجرایی شرکت‌ها اغلب اهداف سازمانی را مشخص می‌کنند. ارتباط نزدیک با این افراد و آگاهی از شاخص‌های کلیدی عملکرد و اینکه تیم شما چگونه می‌تواند از این اهداف پشتیبانی کند را در اولویت قرار دهید تا بتوانید جزئیات بیشتری را با تیم خود به اشتراک بگذارید.
  • به طور مرتب با مدیران و اعضای تیم چک کنید که آیا همه‌گی در تیم احساس راحتی می‌کنند یا نه؟ ـ اطمینان پیدا کنید که فرایندهای ارتباطی اعضای تیم به درستی تعریف شده و مانعی برای انجام کارهای از راه دور وجود نداشته باشد. همواره نسبت به اینکه هر تیم بر روی چه موضوعی مشغول کار است دقت کنید و به هیچ‌عنوان خود را از حلقه‌ ارتباطی تیم‌ها دور نکنید و در عین حال از برقراری ارتباط بیش از حد با آنان خودداری کنید.
  • اهداف را برای همه حفظ کنید ـ در یک تیم دورکار، داشتن یک مرجع واحد هنگام رسیدن به اهداف شرکت بسیار مهم است. داشتن KPI و مشخص بودن اهداف تیم باید برای همه در دسترس باشد تا باعث ایجاد شفافیت و اطمینان اعضای تیم شود. اگر در تیم شما چنین چیزی وجود ندارد شروع آن را در اولویت قرار دهید.

هنگامی که یک تیم را مدیریت می‌کنید، وظیفه شماست که اهداف گسترده‌تری را برای شرکت خود در نظر گرفته و آن‌ها را در اهداف خاص‌تر برای تیم خود ترجمه کنید. این امر هم برای اهداف کوتاه مدت، و هم برای اهداف بلند مدت صدق می‌کند. در تیم‌های توزیع شده که افراد عمدتا در انزوا و تنهایی کار می‌کنند اهداف می‌تواند یک اتحاد منسجم برای حفظ انگیزه اعضای تیم و حرکت در یک مسیر مشخص باشد.

  • اهداف کوتاه مدت بلند پروازانه و در عین حال واقع بینانه ایجاد کنید ـ به تیم‌ خود کاری بدهید تا در راستای ایجاد ارزش واقعی باشد و به فرسودگی آنان نیانجامد. وضعیت سلامت تیم با تعریف مستقیم مسئول انجام کارها در ارتباط است. پس اهداف را با همکاری اعضای تیم ایجاد کنید و قبل از نهایی کردن آن، نظر آن‌ها را جویا شوید.
  • اهداف بلند مدت را بسازید ـ در حالی که اهداف کوتاه مدت برای بهره‌وری روز به‌روز تیم مفید اند، شفافیت پیرامون اهداف بلند مدت، تیم را به سمت موفقیت بیشتر سازمان هدایت خواهد کرد. برای افزایش تعامل، ضروری‌ست که آگاهی هر کس از چشم‌اندازها و ماموریت‌های شرکت سنجیده شده و متوجه شوید که این مهم چقدر در نظر آن‌ها شفاف و واضح است.

ردیابی عملکرد و خروجی

اگر شما یک تیم توزیع شده و از راه دور را رهبری می‌کنید، به احتمال زیاد اطلاعاتی در مورد اینکه چه کسی روز خود را به پایان می‌رساند یا چه زمانی شروع به کار کرده است، چند ساعت در طول روز کار کرده و چه زمان‌هایی را در مرخصی و استراحت بوده است ندارید.

این بدان معناست که شما برای ارزیابی تیم‌تان به تاکتیک‌های لرزان مانند خرده مدیریت‌ها متکی نیستید. در عوض، مجبور به استفاده از روش‌های دیگری برای نظارت و کنترل موفقیت تیم‌تان هستید.

  • ساعت‌ها را ردیابی نکنید ـ در پایان، فرقی نمی‌کند که عضو تیم شما روز را از ساعت ۶ صبح آغاز کرده است یا ۱۲ ظهر. سنجیدن این مساله از راه دور دشوار است و تلاش برای انجام این کار، هم ارزشی ندارد و هم موجب از بین رفتن استقلال و اعتماد تیم می‌شود. 
  • روی نتایج تمرکز کنید ـ بر نتایج متمرکز شوید و به خاطر داشته باشید که آیا یک گزارش با مهلت مقرر تطابق دارد و خروجی طبق زمان‌بندی‌ها آماده می‌شوند یا نه؟ کار با کیفیتی توسط تیم انجام شده است یا نه؟ این‌ها نتایج بالقوه‌ای‌اند که می‌توانید بر روی آن‌ها تمرکز کنید.

نتایج به‌دست آمده را با تمام تیم‌ها به اشتراک بگذارید تا به این اهداف برسید؛

  • اگر نتایج خوب است؛ ممکن است تصمیم بگیرید که تیم را در پروژه‌های بزرگتر، مهم‌تر یا شاید جسورانه‌تری درگیر کنید. 
  • اگر نتایج ضعیف است؛ می‌توانید ارتباط بیشتر و از نزدیک‌تری را با اعضای تیم داشته باشید و تا زمینه‌های بالقوه پیشرفت و رشد آن‌ها را شناسایی کرده و در گام‌های بعدی به آن‌ها کمک کنید تا نتایج قابل قبول‌تری را کسب کنند.

برقراری ارتباط با تیم‌های از راه دور و توزیع‌شده راه دیگری برای ایجاد همدلی و هم‌ترازی روحیه آن‌هاست. همچنین؛ 

  • در مورد دستاوردهای تیم‌تان در چرخه زمانی پشت سر گذاشته شده اطلاع‌رسانی کنید تا تمام تیم‌ها از میزان عملکرد تیم شما آگاه شوند. 
  • اگر میزان موفقیت تیم کمی پایین‌تر از حد انتظار شما بود هم کمی لاف زدن اشکالی ندارد. شاید این‌کار بتواند در چرخه زمانی بعدی شما را سربلندتر کند.

در بخش بعدی به ایجاد فرایندهای انعطاف‌پذیرتر، شکل‌دهی یک تیم از رهبران و اعتمادسازی بر پایه شفافیت می‌پردازم.

قسمت اول این سلسله یادداشت‌ها با عنوان «راهنمای دورکاری و کار با تیم‌های توزیع شده» را هم می‌توانید بخوانید و اگر این متن برای‌تان مفید بوده آن‌را با سایر دوستان‌تان نیز به اشتراک بگذارید.

نظر خود را ثبت کنید